サロンのダブルブッキングを防ぐ方法｜予約サイトを複数使うときの一元管理

ダブルブッキングが起きる3つの原因

原因	よくある場面
台帳が分かれている	大手予約サイトの予約はその管理画面、電話は紙の手帳、LINEはトーク画面に残っている
転記が遅れる	電話で受けた予約を、予約サイト側で受付停止にする前に、ネットで同じ時間が取られる
同じ時間に同時に予約される	空きの確認と確定のあいだに、別のお客様が同じ枠を押さえる

3つ目はシステムの仕組みで防げます。1つ目と2つ目は、台帳の決め方と運用のルールで減らします。

予約サイトを2つ以上使っているなら、どれか1つをすべての予約が集まる台帳に決めます。電話・LINE・店頭で受けた予約も、必ずそこに入れます。

紙の手帳と併用すると、どちらが正しいか分からない時間が必ず生まれます。手帳は「控え」と割り切り、正はひとつにしてください。

大手予約サイトの多くは、外部のシステムが予約を読み書きするための窓口（API）を一般に公開していません。そのため、サロンに届く予約通知メールを読み取って台帳に入れる方法が現実的です。

こうしておくと、他のサイトで入った予約の時間は、自社の予約ページからは自動で取れなくなります。なお、予約サイトの管理画面に自動でログインして操作するツールは、各サイトの利用規約に反するおそれがあります。導入前に確認してください。

逆向き、つまり自社で受けた予約を他のサイトに反映する作業は、多くの場合手作業になります。ここが遅れると二重予約が起きます。

予約が入った瞬間に「どのサイトのどの枠を閉じるか」が通知で届く仕組みにしておくと、忙しい時間でも抜けにくくなります。

スタッフの通院や研修、別のシステムで受けている出張の予約などは、Googleカレンダーに入っていることが多いはずです。カレンダーの予定を台帳の「受付停止」として取り込めば、その時間はネット予約で取られなくなります。

反対に、台帳の予約をカレンダーへ書き出しておくと、Googleカレンダーと連携できる他の予約システムからも同じ時間が埋まります。双方向にしておくのがポイントです。

サロクルは、どこから入った予約も1つの台帳にまとめます。

他の予約サイトを解約せずに並べて使えるので、移行期間の二重予約対策としてもお使いいただけます（機能一覧／予約サイトをやめる前のチェックリスト）。

ダブルブッキングとオーバーブッキングは違いますか？

ホテルや航空では、キャンセルを見込んで定員より多く受け付けることをオーバーブッキングと呼びます。サロンで問題になるのは、同じ時間・同じスタッフに予約が重なってしまうダブルブッキング（二重予約）です。

予約サイトを2つ使っていても、二重予約は完全に防げますか？

他のサイトへの反映が手作業になる場合、閉じるまでの時間差で重なる可能性は残ります。通知メールの取り込みと、予約が入った瞬間の受付停止のルールで、その時間差を短くするのが現実的な対策です。

電話で受けた予約はどうすればよいですか？

受けた人がその場でスマホから台帳に入れ、続けて他のサイトの同じ枠を受付停止にします。紙の手帳は控えとして使い、正の台帳はひとつにしてください。

Googleカレンダーと連携すると何が便利ですか？

スタッフの私用の予定や、Googleカレンダーと連携できる他のシステムの予約を、ネット予約で取られないようにできます。台帳の予約をカレンダーに書き出せば、反対向きにも反映できます。