比べる前に、お店の形を書き出す
予約システムの比較記事は、機能の多さで並べていることがほとんどです。ところが、スタッフ1〜5名のサロンで使う機能はそれほど多くありません。先に次の3つを紙に書いてください。
- 予約を受けている経路（ネット・電話・LINE・大手予約サイト）
- 予約を受けて台帳に入れる人（オーナーだけか、スタッフもか）
- 1か月の予約件数と、そのうち常連のお客様の割合
この3つが決まると、「何ができるか」ではなく「うちに何が要るか」で比べられるようになります。
条件1 月額ではなく「年間の総額」で比べる
予約システムの費用は、月額だけでは分かりません。次を足した金額で比べてください。
| 費目 | 確認すること |
|---|---|
| 月額・年額 | 税込か税別か。年払いの割引があるか |
| 初期費用 | 設定代行・データ移行が有料か |
| オプション | カルテ・LINE連携・回数券などが別料金か |
| 人数・件数による加算 | スタッフが増えたとき、予約が増えたときに上がるか |
| 予約1件ごとの手数料 | 予約が入るたびにかかる費用があるか |
特に最後の「予約1件ごとの費用」は、お店が繁盛するほど増えます。月額が安く見えても、年間では逆転することがあります。自分の件数で試算するには集客コストの計算ツールが使えます。
条件2 予約の入口がいくつあっても、台帳がひとつになるか
ネット予約・電話・大手予約サイトを併用していると、台帳が分かれた瞬間に二重予約が起きます。確認するのは次の2点です。
- 電話で受けた予約を、スマホからすぐ台帳に入れられるか
- 他の予約サイトから入った予約を、同じ台帳で枠として押さえられるか
「全部の予約をこのシステムに寄せないと使えない」ものは、移行期間に困ります。今のサイトを解約せずに並べて使えるかどうかを必ず聞いてください。
条件3 顧客データを自分で書き出せるか
いちばん見落とされやすく、あとで効いてくる条件です。お客様の名前・連絡先・来店履歴を、自分の操作でCSVなどに書き出せるかを確認してください。
書き出せないシステムは、乗り換えたくなったときに名簿を持ち出せません。契約前に「解約後に書き出せる期間」まで聞いておくと安心です。
条件4 カルテと施術写真をどこに保存するか
カラーの配合や仕上がりの写真は、次回の施術の質に直結します。同時に、お客様の顔が写った写真は取り扱いに注意が要る情報です。
- 写真がどこ（お店の端末か、事業者のサーバーか）に保存されるか
- スタッフが退職したとき、そのスタッフの端末から見られなくできるか
条件5 リマインドと再来の案内を自動で送れるか
前日のリマインドは無断キャンセルを減らし、再来の案内は次の予約を生みます。どちらも「サロンが手で送らなくても届く」ことが大切です。お客様が普段使っている連絡手段（多くのお店ではLINE）に届くかを確認してください。
条件6 スタッフや予約が増えても料金が変わらないか
1名で始めたお店が2名、3名になるのはよくあることです。人数課金のシステムは、そのたびに費用が上がります。今の人数ではなく、2年後の人数で試算してください。
条件7 契約期間と解約の条件
最低利用期間、自動更新、解約の申し出期限を確認します。合わなかったときにすぐやめられることは、個人サロンにとって大きな安心材料です。
7つの条件をまとめたチェック表
| 条件 | 確認できたら○ |
|---|---|
| 年間の総額を、自分の予約件数で出した | |
| 電話・他サイトの予約も同じ台帳に入る | |
| 顧客データを自分で書き出せる | |
| 写真の保存先と退職時の扱いが分かる | |
| リマインドと再来案内が自動で届く | |
| 人数や件数で料金が上がらない | |
| 契約期間の縛りと解約条件を確認した |
○が多いものから、無料で試せるものを2つほど実際に触ってみてください。実際に予約を1件入れてみると、説明書では分からない使い勝手が分かります。
よくある質問
無料の予約システムでも十分ですか？
予約件数が少なく、カルテや売上の管理を別の方法で行えるなら十分な場合があります。無料の範囲で何ができないか（スタッフ数・メニュー数・機能の上限）を先に確認してください。
大手予約サイトの管理画面だけではだめですか？
予約の受付には便利ですが、自社の予約ページから入った予約や電話予約をまとめて管理できるか、顧客データを書き出せるかは契約内容によって違います。併用する前提で、台帳をどこに置くか決めておくと安心です。
乗り換えにはどれくらい時間がかかりますか？
メニューと営業時間の設定は1日あれば終わります。常連のお客様に新しい予約ページを案内して定着させるまでは、2〜3か月見ておくのが現実的です。